Der Microsoft 365 Datenstandort ist für viele Unternehmen in Deutschland eine bewusste Entscheidung: Die Daten sollen im eigenen Land liegen. Genau das ändert Microsoft jetzt – und zwar so, dass Sie aktiv werden müssen, wenn alles beim Alten bleiben soll. Ab dem 14. Dezember 2026 dürfen ruhende Daten (also gespeicherte Daten, im Englischen „data at rest“) von Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz standardmäßig innerhalb der gesamten EU verteilt werden.

Was ändert sich am 14. Dezember 2026?

Microsoft hat eine neue Einstellung eingeführt: „Store Microsoft 365 customer data in-country“ (sinngemäß: Microsoft-365-Kundendaten im Inland speichern). Sie regelt, ob Ihre Daten ausschließlich im eigenen Land oder innerhalb der EU Data Boundary liegen dürfen. Betroffen sind Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams sowie Microsoft 365 Copilot. Microsoft begründet den Schritt mit einem leistungsfähigeren Service innerhalb der EU-/EFTA-Region.

Entscheidend ist der Standardwert: Die Einstellung ist zunächst ausgeschaltet. Wer nichts unternimmt, erlaubt Microsoft nach dem Stichtag also, Daten regional in der EU zu speichern.

Der Zeitplan

  • 14. September 2026: Die Einstellung wird im Admin Center sichtbar und lässt sich ändern. Bis zum Stichtag ändert sich am Speicherort Ihrer Daten nichts.
  • 14. Dezember 2026: Die gespeicherte Auswahl wird wirksam. Steht der Schalter dann auf „aus“, darf Microsoft beginnen, Daten innerhalb der EU zu verteilen.
  • Danach: Die Einstellung lässt sich weiterhin ändern – die Rückverlagerung ins Inland dauert dann aber laut Microsoft bis zu etwa 6 Monate.

Wer ist betroffen?

  • Kommerzielle Tenants, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist (Österreich gehört nicht dazu)
  • Nicht betroffen bzw. ohne sichtbare Einstellung: Tenants mit kostenpflichtigen Datenresidenz-Angeboten wie Advanced Data Residency oder Multi-Geo, da dort bereits vertragliche Zusagen gelten
  • Ändern kann die Einstellung ausschließlich ein Benutzer mit der Rolle Global Administrator

Wichtig: Ihre Daten bleiben in der EU

Unabhängig von der Einstellung verbleiben Ihre Kundendaten innerhalb der EU Data Boundary. Datenschutz-, Sicherheits-, Compliance- und Verschlüsselungszusagen ändern sich laut Microsoft nicht. Es geht also allein um die Frage: nur in Deutschland – oder irgendwo in der EU. Auch am 14. Dezember selbst wird nicht alles auf einmal verschoben; Microsoft darf ab diesem Tag lediglich damit beginnen.

Kritisch sehen viele Administratoren vor allem den Mechanismus: Die Umstellung ist als Opt-out angelegt. Wer nichts tut, stimmt faktisch zu.

Für wen ist der Opt-out sinnvoll?

  • Sie haben vertragliche Vorgaben von Kunden oder Auftraggebern, dass Daten Deutschland nicht verlassen dürfen
  • Interne Compliance-Richtlinien oder branchenspezifische Anforderungen verlangen eine Speicherung im Inland
  • Sie haben den Datenstandort bewusst auf Deutschland gesetzt und in Ihrer Datenschutzdokumentation so festgehalten – und möchten daran nichts ändern

Unkritisch kann die Umstellung dagegen sein, wenn Sie ohnehin EU-weit tätig sind und keine Vorgaben zum Speicherland haben. Wichtig ist nicht, welche Variante Sie wählen, sondern dass es eine bewusste und dokumentierte Entscheidung ist. Im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

So prüfen Sie Ihren Microsoft 365 Datenstandort

Die Bezeichnungen im Admin Center können je nach Oberfläche leicht abweichen. Der Weg im Überblick:

  • 1. Im Microsoft 365 Admin Center als Global Administrator anmelden
  • 2. Links zu Einstellungen → Org-Einstellungen wechseln, dort den Reiter Organisationsprofil öffnen und Datenstandort (englisch „Data location“) auswählen
  • 3. Die aktuellen Speicherorte prüfen: Pro Dienst sehen Sie die „Current Geography“, also den aktuellen Speicherort
  • 4. Im unteren Bereich (Produktbedingungen bzw. „Product Terms“) finden Sie den Hinweis zur Änderung und den Schalter für die Speicherung im Inland – zum Beibehalten des Inlands-Speicherorts aktivieren
  • 5. Die Bestätigung lesen und abgeben (sinngemäß: Sie haben verstanden, dass sich am aktuellen Speicherort dadurch nichts ändert) und speichern

Damit haben Sie sich „ausgetragen“: Ihre Daten bleiben dort, wo sie ohnehin schon liegen. Berichten zufolge war die Option in den ersten Tagen bei einigen Tenants ausgegraut. Falls das bei Ihnen der Fall ist, prüfen Sie es später noch einmal.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen?

Verpassen ist nicht endgültig, aber unbequem: Sie können den Schalter jederzeit nachträglich aktivieren. Microsoft verpflichtet sich dann wieder auf den Inlands-Speicherort und beginnt, die Daten zurückzuholen – das kann bis zu rund 6 Monate dauern, und die Datenstandort-Karte im Admin Center zeigt in dieser Zeit möglicherweise vorübergehend eine Abweichung an. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet die Verteilung von vornherein.

Fazit

Für viele kleine Unternehmen ist die Umstellung kein Drama, denn die Daten bleiben in der EU. Trotzdem sollten Sie nicht durch Untätigkeit entscheiden: Prüfen Sie, ob es Vorgaben zum Speicherland gibt, treffen Sie eine bewusste Wahl und dokumentieren Sie sie. Der Aufwand dafür beträgt im Admin Center nur wenige Minuten.

Weiterführende Quellen: Microsoft Learn: Product Terms Data Residency · heise online: Datenstandort bis Dezember wählbar

Wie ich unterstütze

Ich prüfe gern Ihren Microsoft-365-Tenant, kläre gemeinsam mit Ihnen, ob die Einstellung für Sie relevant ist, und setze sie bei Bedarf rechtzeitig vor dem 14. Dezember um.

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