Der Microsoft 365 Datenstandort ist für viele Unternehmen in Deutschland eine bewusste Entscheidung: Die Daten sollen im eigenen Land liegen. Genau das ändert Microsoft jetzt – und zwar so, dass Sie aktiv werden müssen, wenn alles beim Alten bleiben soll. Ab dem 14. Dezember 2026 dürfen ruhende Daten (also gespeicherte Daten, im Englischen „data at rest“) von Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz standardmäßig innerhalb der gesamten EU verteilt werden.

Was ändert sich am 14. Dezember 2026?

Microsoft hat eine neue Einstellung eingeführt: „Store Microsoft 365 customer data in-country“ (sinngemäß: Microsoft-365-Kundendaten im Inland speichern). Sie regelt, ob Ihre Daten ausschließlich im eigenen Land oder innerhalb der EU Data Boundary liegen dürfen. Betroffen sind Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams sowie Microsoft 365 Copilot. Microsoft begründet den Schritt mit einem leistungsfähigeren Service innerhalb der EU-/EFTA-Region.

Entscheidend ist der Standardwert: Die Einstellung ist zunächst ausgeschaltet. Wer nichts unternimmt, erlaubt Microsoft nach dem Stichtag also, Daten regional in der EU zu speichern.

Der Zeitplan

• 14. September 2026: Die Einstellung wird im Admin Center sichtbar und lässt sich ändern. Bis zum Stichtag ändert sich am Speicherort Ihrer Daten nichts.
• 14. Dezember 2026: Die gespeicherte Auswahl wird wirksam. Steht der Schalter dann auf „aus“, darf Microsoft beginnen, Daten innerhalb der EU zu verteilen.
• Danach: Die Einstellung lässt sich weiterhin ändern – die Rückverlagerung ins Inland dauert dann aber laut Microsoft bis zu etwa 6 Monate.

Wer ist betroffen?

• Kommerzielle Tenants, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist (Österreich gehört nicht dazu)
• Nicht betroffen bzw. ohne sichtbare Einstellung: Tenants mit kostenpflichtigen Datenresidenz-Angeboten wie Advanced Data Residency oder Multi-Geo, da dort bereits vertragliche Zusagen gelten
• Ändern kann die Einstellung ausschließlich ein Benutzer mit der Rolle Global Administrator

Wichtig: Ihre Daten bleiben in der EU

Unabhängig von der Einstellung verbleiben Ihre Kundendaten innerhalb der EU Data Boundary. Datenschutz-, Sicherheits-, Compliance- und Verschlüsselungszusagen ändern sich laut Microsoft nicht. Es geht also allein um die Frage: nur in Deutschland – oder irgendwo in der EU. Auch am 14. Dezember selbst wird nicht alles auf einmal verschoben; Microsoft darf ab diesem Tag lediglich damit beginnen.

Kritisch sehen viele Administratoren vor allem den Mechanismus: Die Umstellung ist als Opt-out angelegt. Wer nichts tut, stimmt faktisch zu.

Für wen ist der Opt-out sinnvoll?

• Sie haben vertragliche Vorgaben von Kunden oder Auftraggebern, dass Daten Deutschland nicht verlassen dürfen
• Interne Compliance-Richtlinien oder branchenspezifische Anforderungen verlangen eine Speicherung im Inland
• Sie haben den Datenstandort bewusst auf Deutschland gesetzt und in Ihrer Datenschutzdokumentation so festgehalten – und möchten daran nichts ändern

Unkritisch kann die Umstellung dagegen sein, wenn Sie ohnehin EU-weit tätig sind und keine Vorgaben zum Speicherland haben. Wichtig ist nicht, welche Variante Sie wählen, sondern dass es eine bewusste und dokumentierte Entscheidung ist. Im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

So prüfen Sie Ihren Microsoft 365 Datenstandort

Die Bezeichnungen im Admin Center können je nach Oberfläche leicht abweichen. Der Weg im Überblick:

• 1. Im Microsoft 365 Admin Center als Global Administrator anmelden
• 2. Links zu Einstellungen → Org-Einstellungen wechseln, dort den Reiter Organisationsprofil öffnen und Datenstandort (englisch „Data location“) auswählen
• 3. Die aktuellen Speicherorte prüfen: Pro Dienst sehen Sie die „Current Geography“, also den aktuellen Speicherort
• 4. Im unteren Bereich (Produktbedingungen bzw. „Product Terms“) finden Sie den Hinweis zur Änderung und den Schalter für die Speicherung im Inland – zum Beibehalten des Inlands-Speicherorts aktivieren
• 5. Die Bestätigung lesen und abgeben (sinngemäß: Sie haben verstanden, dass sich am aktuellen Speicherort dadurch nichts ändert) und speichern

Damit haben Sie sich „ausgetragen“: Ihre Daten bleiben dort, wo sie ohnehin schon liegen. Berichten zufolge war die Option in den ersten Tagen bei einigen Tenants ausgegraut. Falls das bei Ihnen der Fall ist, prüfen Sie es später noch einmal.

Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen?

Verpassen ist nicht endgültig, aber unbequem: Sie können den Schalter jederzeit nachträglich aktivieren. Microsoft verpflichtet sich dann wieder auf den Inlands-Speicherort und beginnt, die Daten zurückzuholen – das kann bis zu rund 6 Monate dauern, und die Datenstandort-Karte im Admin Center zeigt in dieser Zeit möglicherweise vorübergehend eine Abweichung an. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet die Verteilung von vornherein.

Fazit

Für viele kleine Unternehmen ist die Umstellung kein Drama, denn die Daten bleiben in der EU. Trotzdem sollten Sie nicht durch Untätigkeit entscheiden: Prüfen Sie, ob es Vorgaben zum Speicherland gibt, treffen Sie eine bewusste Wahl und dokumentieren Sie sie. Der Aufwand dafür beträgt im Admin Center nur wenige Minuten.

Weiterführende Quellen: Microsoft Learn: Product Terms Data Residency · heise online: Datenstandort bis Dezember wählbar

Wie ich unterstütze

Ich prüfe gern Ihren Microsoft-365-Tenant, kläre gemeinsam mit Ihnen, ob die Einstellung für Sie relevant ist, und setze sie bei Bedarf rechtzeitig vor dem 14. Dezember um.

Microsoft schaltet EWS ab: So finden Sie heraus, welche Ihrer Anwendungen betroffen sind

Microsoft stellt die klassische Schnittstelle Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online endgültig ein. Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie EWS überhaupt nutzen – oft läuft die Schnittstelle unbemerkt im Hintergrund, etwa für Backup-Software, CRM-Anbindungen oder E-Mail-Synchronisation. Wird sie ohne Vorbereitung abgeschaltet, drohen ausgefallene Backups, gestoppte Synchronisationen und Störungen in angebundenen Fachanwendungen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Unternehmen selbst prüfen können, ob und welche Anwendungen in ihrem Microsoft 365-Tenant EWS nutzen – und wie man sich rechtzeitig absichert.

Der Zeitplan von Microsoft

• Ende August 2026: Letzte Möglichkeit, eine Ausnahmeliste (Allowlist) für benötigte Anwendungen einzurichten
• 1. Oktober 2026: Ist EWS im Tenant nicht ausdrücklich konfiguriert, schaltet Microsoft die Schnittstelle automatisch für alle Anwendungen ab, die nicht auf der Ausnahmeliste stehen
• 1. April 2027: Endgültige, vollständige Abschaltung – dann funktioniert EWS unter keinen Umständen mehr, auch nicht mit Ausnahmeliste

Betroffen ist ausschließlich Exchange Online (Microsoft 365); lokale Exchange-Server sind nicht betroffen.

Was kann konkret betroffen sein?

• Backup-Software für Microsoft 365-Postfächer (z. B. Hornetsecurity 365 Total Backup, Synology Active Backup for Microsoft 365 und ähnliche Produkte)
• CRM-, ERP- oder Ticketsystem-Anbindungen, die E-Mails automatisch verarbeiten (z. B. Mail2Ticket- oder Mail2Invoice-Postfächer)
• Ältere Outlook-Add-ins oder selbst entwickelte Skripte/Automatisierungen
• Kalender- und Kontaktsynchronisation in bestimmten Drittanbieter-Tools

Schritt 1: Prüfen, ob EWS überhaupt genutzt wird

Am schnellsten geht der Check über das Microsoft 365 Admin Center:

1. Anmelden unter admin.microsoft.com
2. Im Menü zu Berichte → Nutzung navigieren
3. Dort den Bereich Exchange → EWS usage öffnen

Der Bericht zeigt auf einen Blick, wie viele Anwendungen aktiv sind und wie hoch das tägliche Aufrufvolumen ist. Die Daten lassen sich als CSV-Datei exportieren und enthalten für jede Anwendung eine eindeutige App-ID sowie die genutzten Funktionen (z. B. SyncFolderItems, ExportItems).

Alternative: Im Message Center des Tenants nach der Meldung „Update active Exchange Web Services Applications“ suchen. Diese Nachricht verschickt Microsoft ausschließlich an Tenants mit tatsächlicher EWS-Nutzung.

Schritt 2: App-IDs den echten Anwendungen zuordnen

Der Bericht liefert zunächst nur kryptische GUIDs wie 8b760f63-3745-425b-b288-dd79a48b91f7. Um herauszufinden, welche Software sich dahinter verbirgt, hilft PowerShell mit dem Microsoft Graph-Modul:

Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Connect-MgGraph -Scopes Application.Read.All

Get-MgServicePrincipal -Filter "AppId eq '<App-ID einsetzen>'" | Select-Object DisplayName, AppId, PublisherName

Damit lässt sich in der Regel sofort der Anzeigename der Anwendung ermitteln. Bleibt das Ergebnis leer, kann es sich um eine Microsoft-eigene Anwendung handeln – in diesem Fall lohnt sich ein Blick in bekannte Listen der Microsoft-First-Party-App-IDs. Ein häufiges Beispiel ist die ID d3590ed6-52b3-4102-aeff-aad2292ab01c, die als „Microsoft Office“ praktisch in jedem Tenant auftaucht und in der Regel ignoriert werden kann, da Microsoft diese Anwendung selbst umstellt.

Findet sich auch dort kein Treffer, helfen weitere Wege:

• Suche im Entra-Portal unter Unternehmensanwendungen nach der jeweiligen App-ID
• Filterung der Anmeldeprotokolle (Sign-in Logs) nach der App-ID
• Direkte Rückfrage beim jeweiligen Softwarehersteller

Schritt 3: Anwendungen absichern

Werden noch benötigte EWS-Anwendungen identifiziert, sollte eine Ausnahmeliste eingerichtet werden, bevor EWS für den gesamten Tenant aktiviert wird:

# 1. Benötigte App-IDs in die Ausnahmeliste eintragen
Set-OrganizationConfig -EwsAllowedAppIDs "App-ID-1,App-ID-2,App-ID-3"

# 2. EWS mit Ausnahmeliste aktivieren
Set-OrganizationConfig -EwsEnabled $true

# 3. Kontrolle
Get-OrganizationConfig -RetrieveEwsOperationAccessPolicy | Format-List EwsEnabled, EwsAllowedAppIDs

Wichtig: Änderungen an der Ausnahmeliste benötigen bis zu 24 Stunden, bis sie im Tenant vollständig wirksam sind.

Die Ausnahmeliste ist ausdrücklich nur eine Übergangslösung. Sie verschafft Zeit bis zum 1. April 2027 – ab diesem Datum schaltet Microsoft EWS endgültig und vollständig ab, auch für Anwendungen auf der Ausnahmeliste. Es gibt dann keine Konfigurationsoption mehr, die den Zugriff wiederherstellt. Wer identifizierte Anwendungen (z. B. Backup-Software) auf der Ausnahmeliste hat, sollte deshalb parallel beim jeweiligen Hersteller nachfragen, ob und wann eine Umstellung auf die Nachfolgeschnittstelle Microsoft Graph erfolgt – die Ausnahmeliste kauft Zeit, ersetzt aber nicht die eigentliche Migration.

Fazit

Die EWS-Abschaltung betrifft weit mehr Unternehmen, als vielen bewusst ist – oft laufen Backup- oder Synchronisationsprozesse jahrelang unauffällig im Hintergrund. Wer jetzt aktiv prüft, welche Anwendungen betroffen sind, vermeidet spätestens zum 1. Oktober 2026 unangenehme Überraschungen wie ausgefallene Backups oder gestoppte Datensynchronisation.

Wichtig bleibt: Selbst wer eine Ausnahmeliste einrichtet, hat damit nur eine Verlängerung bis zum 1. April 2027 erreicht. Die eigentliche Aufgabe – die betroffenen Anwendungen dauerhaft auf Microsoft Graph umzustellen – bleibt bestehen und sollte nicht bis kurz vor diesem Termin aufgeschoben werden.

Sie sind sich unsicher, ob Ihr Unternehmen betroffen ist? Wir prüfen Ihren Microsoft 365-Tenant und richten die nötigen Ausnahmen rechtzeitig ein.

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen wissen es nicht: Geschäftliche E-Mails zu archivieren ist keine Kür, sondern in den meisten Fällen gesetzliche Pflicht – auch wenn diese Pflicht nicht in einem einzelnen Gesetz steht, sondern sich aus mehreren Vorschriften zusammen ergibt.

Woraus sich die Pflicht ergibt

Es gibt kein einzelnes „E-Mail-Archivierungsgesetz“. Die Verpflichtung entsteht im Zusammenspiel aus:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)
• § 257 HGB – Aufbewahrungspflicht für Handelsbriefe
• § 147 AO – steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Zusammengenommen bedeutet das: Jede E-Mail mit geschäftlichem oder steuerlichem Bezug – ob gesendet oder empfangen – muss vollständig, unverändert und wieder auffindbar aufbewahrt werden.

Wen betrifft das?

Grundsätzlich alle Kaufleute im Sinne des HGB. Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der handelsrechtlichen Pflicht nach § 257 HGB in der Regel ausgenommen – die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung können aber trotzdem greifen, sobald es um Rechnungen, Angebote oder andere steuerlich relevante Unterlagen per E-Mail geht. In der Praxis betrifft das also fast jeden, der geschäftlich E-Mails verschickt oder empfängt.

Was genau archiviert werden muss

• E-Mails mit Rechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Verträgen
• Geschäftliche Korrespondenz, die einem „Handelsbrief“ entspricht
• Zugehörige Anhänge, wenn sie zum Verständnis der E-Mail gehören

Rein private Nachrichten oder interne Small-Talk-Mails ohne geschäftlichen Bezug fallen nicht darunter.

Warum ein Outlook-Ordner nicht reicht

Eine GoBD-konforme Archivierung verlangt mehr als nur „nicht löschen“. Die Anforderungen sind konkret:

• Unveränderbar – E-Mails dürfen nachträglich nicht bearbeitet werden können
• Vollständig – auch Anhänge und Metadaten gehören dazu
• Durchsuchbar – im Ernstfall (z. B. Betriebsprüfung) müssen E-Mails schnell auffindbar sein
• Über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar – je nach Art meist 6 bis 10 Jahre

Ein normaler E-Mail-Ordner oder eine exportierte PST-Datei erfüllt diese Anforderungen in aller Regel nicht – schon allein, weil sich Inhalte dort nachträglich verändern oder löschen lassen.

Was das für Microsoft-365-Nutzer bedeutet

Microsoft 365 bringt zwar Basis-Funktionen für die E-Mail-Verwaltung mit, eine vollständig GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ist damit aber nicht automatisch gegeben. Hier braucht es in der Regel eine zusätzliche Konfiguration oder eine dedizierte Archivierungslösung, die on top eingerichtet wird.

Was bei Nichteinhaltung droht

Bei einer Betriebsprüfung kann das Fehlen nachweispflichtiger E-Mails zu Nachteilen bei der Beweislage führen, bis hin zu steuerlichen Schätzungen zu Ihren Ungunsten. Das Risiko steht in keinem guten Verhältnis zum Aufwand einer sauberen Archivierungslösung.

Wie ich Sie dabei unterstütze

Im Rahmen meiner Microsoft-365-Beratung schaue ich mir gerne an, wie es aktuell bei Ihnen aussieht, und richte eine praktikable, GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ein – abgestimmt auf das, was Sie tatsächlich brauchen, ohne unnötige Komplexität.

Nicht sicher, ob das auf Sie zutrifft? Machen Sie den kostenlosen 2-Minuten-Check.

Diese Frage höre ich oft – und die ehrliche Antwort ist: Es kommt darauf an. Aber es gibt klare Faktoren, die den Aufwand bestimmen, und die kann man vorab gut einschätzen.

Was den Aufwand beeinflusst

• Anzahl der Postfächer/Nutzer – je mehr Mitarbeiter, desto mehr Migrationsaufwand pro Postfach
• Woher migriert wird – von einem alten Exchange-Server ist meist aufwendiger als von einem anderen Cloud-Anbieter
• Datenmenge – große, alte Postfächer mit Jahren an E-Mails brauchen länger als frische Postfächer
• Zusätzliche Dienste – SharePoint, Teams, gemeinsame Kalender: je mehr genutzt wird, desto mehr muss eingerichtet werden
• Sicherheitsanforderungen – Mehrfaktor-Authentifizierung und Zugriffsrichtlinien direkt mit einplanen spart später Nacharbeit

Warum eine pauschale Zahl selten seriös ist

Wer Ihnen ohne Blick auf Ihre konkrete Ausgangslage sofort einen Festpreis nennt, hat entweder sehr viel Erfahrung mit exakt Ihrer Situation – oder rechnet großzügig Puffer ein, den Sie am Ende mitbezahlen. Ich schaue mir lieber kurz an, was bei Ihnen tatsächlich migriert werden muss, bevor ich eine Einschätzung gebe.

Wie ich vorgehe

Im kostenlosen Erstgespräch kläre ich, wie viele Postfächer, wie viel Datenvolumen und welche Zusatzdienste betroffen sind. Danach bekommen Sie eine realistische Einschätzung zu Aufwand und Kosten – bevor irgendetwas beauftragt wird. Die Migration selbst läuft in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten oder in mehreren kleinen Schritten, damit der Tagesbetrieb möglichst wenig gestört wird.

Kurz zusammengefasst

Eine Migration zu Microsoft 365 ist für die meisten kleinen Unternehmen und Selbstständigen gut planbar und ohne große Ausfallzeiten machbar – entscheidend ist eine saubere Vorbereitung statt eines improvisierten Umzugs am Wochenende.